Wanneer u vertrouwelijke documenten laat vertalen - medische dossiers, contracten, personeelsdossiers of juridische stukken - verwerkt u persoonsgegevens. De AVG (GDPR) verplicht u om dit te doen via een gecertificeerde verwerker. TranslateBE voldoet aan alle AVG-vereisten voor de verwerking van vertrouwelijke documenten.
Waarom de AVG van toepassing is op vertalingsopdrachten
Wanneer u een document met persoonsgegevens (namen, geboortedata, medische informatie, financiële gegevens, juridische dossiers) toevertrouwt aan een vertaalbureau, treedt dat bureau op als verwerker in de zin van art. 4(8) AVG. Als opdrachtgever bent u de verwerkingsverantwoordelijke. De AVG verplicht u in art. 28 om uitsluitend te werken met verwerkers die voldoende garanties bieden inzake technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Dit betekent dat u een verwerkersovereenkomst (DPA - Data Processing Agreement) moet afsluiten met elk vertaalbureau dat persoonsgegevens verwerkt in uw naam.
Wat de AVG vereist van een vertaalbureau
Een AVG-conform vertaalbureau moet minimaal voldoen aan:
- Verwerking van gegevens uitsluitend op EU-servers (geen doorgifte naar derde landen buiten de EU tenzij met adequate waarborgen)
- Opgestelde en ondertekende verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG
- Strikte toegangscontrole: enkel de betrokken vertaler heeft toegang tot het document
- Beveiligde bestandsoverdracht (versleutelde uploads, geen e-mailbijlagen in plain text)
- Automatische verwijdering van documenten na de oplevering (maximale bewaartermijn)
- Contractuele vertrouwelijkheidsverplichting voor alle medewerkers en freelance vertalers
TranslateBE
Uw vertrouwelijke documenten veilig laten vertalen?
TranslateBE voldoet volledig aan de AVG: EU-servers, verwerkersovereenkomst beschikbaar, versleutelde overdracht, automatische verwijdering na levering.
TranslateBE en AVG-naleving
TranslateBE verwerkt alle documenten uitsluitend op EU-servers (Supabase Pro, regio EU-West-1 Frankfurt; Vercel Pro, regio EU fra1). Alle bestanden worden opgeslagen in een privé-bucket met beveiligde URL's met beperkte geldigheidsduur. Vertalers ontvangen alleen de documenten die relevant zijn voor hun opdracht. Na levering worden documenten automatisch verwijderd conform onze bewaartermijnprocedure. Een verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG wordt op aanvraag ter beschikking gesteld.
Speciale categorieën persoonsgegevens in vertalingen
Medische dossiers, gerechtelijke uitspraken, beschermingsbevelen en personeelsdossiers bevatten vaak bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 9 AVG): gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, religieuze overtuigingen of biometrische data. De verwerking van deze gegevens is onderworpen aan strengere vereisten. TranslateBE hanteert aanvullende beveiligingsmaatregelen voor documenten die bijzondere categorieën bevatten.
FAQ
Veelgestelde vragen
Moet ik een verwerkersovereenkomst afsluiten met TranslateBE?
Als u persoonsgegevens laat verwerken door TranslateBE (wat het geval is bij vrijwel elk document met namen of andere identificerende informatie), is een verwerkersovereenkomst wettelijk verplicht onder art. 28 AVG. TranslateBE stelt deze overeenkomst op aanvraag ter beschikking. Voor bedrijven en overheden is dit een standaardonderdeel van de samenwerking.
Worden mijn documenten gedeeld met freelance vertalers buiten de EU?
TranslateBE werkt uitsluitend met vertalers die contractueel gebonden zijn aan onze vertrouwelijkheids- en AVG-vereisten. Bij externe freelancers controleren wij of zij gevestigd zijn in de EU of in een land met adequate gegevensbeschermingswetgeving. Wij vermijden expliciet doorgifte naar landen zonder adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
Hoe lang bewaart TranslateBE mijn documenten na levering?
Documenten worden automatisch verwijderd na levering conform onze bewaartermijnprocedure (maximaal 30 dagen na levering voor opdrachten zonder specifieke afspraak). Op verzoek kunnen documenten eerder worden verwijderd. Facturen worden bewaard conform de Belgische boekhoudwetgeving (7 jaar), maar bevatten geen kopieën van de vertaalde documenten.