Arbeidsvergunning in België: welke documenten vertalen en hoe?

Legaal werken in België als staatsburger buiten de Europese Unie vereist een arbeidsvergunning en een solide documentair dossier. Verscheidene van deze documenten moeten worden vertaald, en vaak beëdigd, om te worden aanvaard door de Dienst Vreemdelingenzaken en de gewestelijke autoriteiten. Deze volledige gids legt u precies uit welke documenten te vertalen, welk type vertaling vereist is, en hoe u fouten kunt vermijden die de toekenning van de vergunning vertragen.

Zie ook: beëdigde vertaling: definitie en nut · vertaling voor immigratie in België

Wie heeft een arbeidsvergunning nodig in België?

Staatsburgers van de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland hebben geen arbeidsvergunning nodig om een beroepsactiviteit uit te oefenen in België. Elke staatsburger buiten de EU die in België wil werken moet echter een arbeidstoelating verkrijgen, behoudens beperkte uitzonderingen (diplomatiek personeel, onderzoekers, kortdurende stagiairs, enz.).

In de praktijk zijn er twee hoofdregelingen voor niet-EU-werknemers in België:

• Arbeidsvergunning B: de meest voorkomende, toegekend voor een specifieke werkgever en een precieze functie. Het is de Belgische werkgever die de aanvraag indient bij de bevoegde gewestelijke dienst (Actiris in Brussel, VDAB in Vlaanderen, Forem in Wallonië).
• Arbeidsvergunning A: toegekend na meerdere jaren legale tewerkstelling in België. Ze laat toe te werken bij elke werkgever. De documentaire vereisten zijn lichter, maar bepaalde buitenlandse documenten moeten soms toch worden vertaald.
• Gecombineerde vergunning (Combined Permit): sinds 2019 beschikt België over een gecombineerde vergunning die verblijfstitel en arbeidstoelating combineert. Deze vergunning wordt op gewestelijk niveau beheerd. De voor de aanvraag te verstrekken documenten zijn dezelfde als voor de klassieke arbeidsvergunning B.

Te vertalen documenten voor de arbeidsvergunning

De lijst van te verstrekken documenten varieert naargelang uw profiel (bezoldigd werknemer, hooggekwalificeerde werknemer, zelfstandige, enz.) en naargelang het Belgisch gewest waar u solliciteert. Hieronder de meest gevraagde documenten die een vertaling vereisen.

Documenten die een beëdigde vertaling vereisen (verplicht)

• Diploma's en academische titels: uw hoogste diploma wordt vaak gevraagd om de kwalificatie voor de functie aan te tonen. De beëdigde vertaling is verplicht als het diploma niet reeds in het Frans, Nederlands, Duits of Engels is. Voor bepaalde gereglementeerde beroepen (arts, ingenieur, advocaat) is ook een voorafgaande NARIC-erkenning nodig.
• Geboorteakte: vereist voor het verblijfstitel dossier gekoppeld aan de gecombineerde vergunning. De beëdigde vertaling is verplicht als de akte niet in een officiële Belgische taal is.
• Strafregister van het thuisland: bepaalde gewesten of bepaalde sectoren (onderwijs, zorg voor personen) vereisen een uittreksel uit het strafregister. De beëdigde vertaling is verplicht.
• Huwelijksakte: als uw echtgenoot u vergezelt in de aanvraag voor verblijfstitel, moet de huwelijksakte worden vertaald en beëdigd.

Documenten aanvaard met een professionele vertaling (niet-beëdigd)

• Arbeidscontract: in de meeste gevallen volstaat een kwalitatieve professionele vertaling, zeker als het document ter informatie wordt verstrekt.
• Curriculum vitae (cv): het cv kan rechtstreeks in het Frans of Nederlands worden verstrekt. Als uw buitenlands cv als documentatie wordt bijgevoegd, volstaat een professionele vertaling.
• Aanbevelingsbrieven of beroepservaring attesten: professionele vertaling doorgaans voldoende.
• Buitenlandse loonstroken: als ze vroegere beroepservaring aantonen, volstaat een professionele vertaling.

Verwerkingstermijnen bij de Dienst Vreemdelingenzaken

De Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) is bevoegd voor de afgifte van de verblijfstitel gekoppeld aan de gecombineerde vergunning. De wettelijke termijnen variëren naargelang de procedure:

• Klassieke gecombineerde vergunningsaanvraag: de DVZ beschikt over 4 maanden vanaf de ontvangst van het volledig dossier om zijn beslissing te nemen.
• Hooggekwalificeerde werknemers (ICT Directive-profielen): doorgaans verkorte termijn van 90 dagen.
• Stagiairs en intragroepgedetacheerden: eveneens een termijn van 90 dagen.

Meest voorkomende fouten die de aanvraag vertragen

Na het begeleiden van talrijke buitenlandse werknemers bij hun arbeidsvergunningsdossier, zijn dit de meest voorkomende documentaire fouten:

• Niet-beëdigde vertaling daar waar verplicht: een vertaling indienen gemaakt door een online dienst of een tweetalige vriend voor een burgerlijke akte of diploma. Deze vertalingen worden systematisch geweigerd.
• Vertaald diploma maar niet gelegaliseerd: de beëdigde vertaling van een buitenlands diploma heeft enkel waarde als het originele document zelf is gelegaliseerd of voorzien van een apostille. De vertaling komt na de legalisatie, nooit daarvoor.
• Onvolledige of verouderde versie van het document: de meest recente en volledige versie indienen. Controleer altijd of u de meest recente en volledige versie indient.
• Inconsistenties in de transcriptie van eigennamen: eigennamen moeten consistent worden getranscribeerd op alle vertaalde documenten. Een verschil tussen spellingen of een niet-overeenkomende geboortedatum kan de verwerking van het dossier blokkeren.
• Verlopen documenten: een buitenlands strafregisteruittreksel mag doorgaans niet ouder zijn dan 3 maanden. Controleer de geldigheid van de documenten vóór de vertaling.