Een buitenlandse geboorteakte laten vertalen in België

Moet u een buitenlandse geboorteakte laten vertalen voor een gemeente, een huwelijk, een naturalisatie of een schoolinschrijving in België? Hier is de exacte procedure, stap voor stap: welk type vertaling vereist is, wie ze mag uitvoeren, in welke taal, of er een apostille nodig is, hoelang het duurt en hoeveel het kost.

📖 Zie ook: beëdigde vertaling binnen 24u · apostille en legalisatie · vertalingen voor de naturalisatie

Welke vertaling is nodig voor een geboorteakte in België?

Om aanvaard te worden door een Belgische administratie (gemeente, parket, familierechtbank, Dienst Vreemdelingenzaken, FOD Buitenlandse Zaken) moet een buitenlandse geboorteakte vergezeld zijn van een beëdigde vertaling: een vertaling uitgevoerd door een beëdigd vertaler erkend door een Belgisch hof van beroep en ingeschreven in het nationaal register van beëdigd vertalers van de FOD Justitie.

Een vrije vertaling (Google Translate, DeepL, of een niet-beëdigd vertaler) wordt systematisch geweigerd, zelfs als ze perfect correct is. Wat de administratie vereist, is niet alleen een getrouwe vertaling, maar de officiële verbintenis van een beëdigd vertaler, gematerialiseerd door zijn handtekening, zijn stempel en zijn beëdigingsformule die aan het document wordt gehecht.

In welke taal laten vertalen?

De doeltaal hangt af van de regio en de bestemmingsadministratie:

• Vlaanderen: Nederlands.
• Wallonië: Frans (en Duits in de Duitstalige Gemeenschap).
• Brussel: Frans of Nederlands, naar keuze afhankelijk van het loket.

Dit is de duurste fout: laten vertalen in de verkeerde taal verplicht u om alles opnieuw te doen. Vraag altijd de exacte taal aan uw gemeente of aan de betrokken dienst voordat u bestelt.

De procedure stap voor stap

1. Controleer de vereiste taal en de vorm: vraag aan de gemeente (of het parket) de doeltaal, en of een apostille of een legalisatie van de originele akte nodig is.
2. Laat het origineel apostilleren indien nodig: afhankelijk van het land van uitgifte moet de originele akte eerst geapostilleerd (Verdrag van Den Haag) of gelegaliseerd worden in zijn land. De vertaling komt daarna.
3. Stuur een kwaliteitsscan: een scherpe scan of foto van de akte, met alle kantmeldingen, volstaat om de beëdigde vertaling te starten.
4. Beëdigde vertaling: de beëdigd vertaler vertaalt, ondertekent, stempelt en voegt zijn beëdigingsformule toe; de vertaling blijft gehecht aan een kopie van het origineel.
5. Indiening bij de administratie: u overhandigt het origineel (geapostilleerd indien vereist) samen met de beëdigde vertaling aan de gemeente of de betrokken administratie.

Voor welke procedures wordt een vertaalde geboorteakte gevraagd?

• Huwelijk in België: de gemeente vereist de vertaalde geboorteakte van beide echtgenoten.
• Geboorteaangifte of erkenning van een kind wanneer de ouders in het buitenland zijn geboren.
• Aanvraag van nationaliteit of naturalisatie: basisstuk van het dossier bij het parket.
• Verblijfstitel, gezinshereniging, visum: bij de Dienst Vreemdelingenzaken.
• School- of universiteitsinschrijving, opening van sociale rechten, erfopvolging.

Is er een apostille nodig naast de vertaling?

De apostille bevestigt de echtheid van de originele akte (de handtekening van de buitenlandse ambtenaar van de burgerlijke stand), niet van de vertaling. Twee gevallen:

• Land dat het Verdrag van Den Haag heeft ondertekend: een apostille aangebracht door de bevoegde autoriteit van het land van herkomst volstaat.
• Land dat niet ondertekend heeft: een consulaire legalisatie is nodig (ambassade of consulaat).

Let op de volgorde van de handelingen: de apostille maakt vaak deel uit van het te vertalen document. De akte laten vertalen voordat ze geapostilleerd wordt, verplicht soms om de apostillevermelding nadien opnieuw te vertalen. Bij twijfel verwijzen we u naar de juiste werkwijze afhankelijk van het land van uitgifte van de akte.

Indicatieve termijnen en tarieven

De tarieven variëren naargelang de taal, de lengte van de akte en de aanwezigheid van kantmeldingen. Ze zijn netto, zonder btw (vrijstellingsregeling, art. 44 §3 van het Belgische btw-Wetboek): de offerteprijs is de eindprijs, zonder verborgen kosten of meerprijs voor de certificering.